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Pautas de Protocolo para la Negociación Internacional con Diferentes Países
Servicio Nacional de Salud Animal – Ministerio de Agricultura y Ganadería

Unidad de Cooperación Internacional y Protocolo


Índice

Portada _____________________________________________________________________ 1

Índice ______________________________________________________________________ 2

Introducción _________________________________________________________________ 3

Pautas de protocolo para negociar con:

China ______________________________________________________________________ 4

Estados Unidos _______________________________________________________________ 6

Canadá _____________________________________________________________________ 7

Rusia _______________________________________________________________________ 9

Japón _____________________________________________________________________ 10

Israel ______________________________________________________________________ 13

México ____________________________________________________________________ 14

Brasil ______________________________________________________________________ 15

Argentina __________________________________________________________________ 16

Chile ______________________________________________________________________ 17

Uruguay ___________________________________________________________________ 18

Singapur ___________________________________________________________________ 19

España __________________________________________________________________ 20

Francia __________________________________________________________________ 21

Italia _____________________________________________________________________ 22

Alemania _________________________________________________________________ 23

Dinamarca _________________________________________________________________ 24

Holanda ___________________________________________________________________ 25

Links de referencia ___________________________________________________________ 26

Introducción

Las normas de etiqueta y protocolo a la hora de negociar con diferentes culturas son trascendentales para poder llevar a cabo una negociación con éxito. El respeto y la tolerancia a las diferencias que se tienen entre los países deben ser valores que sobresalgan entre los funcionarios del Servicio Nacional de Salud Animal.

El presente documento ha sido elaborado por la Unidad de Cooperación Internacional y Protocolo para todos aquellos exportadores e importadores costarricenses y específicamente para funcionarios públicos pertenecientes al Servicio Nacional de Seguridad Animal. El mismo pretende ser un manual de pautas que pueda guiar a aquel funcionario que tenga entre sus labores una negociación con una cultura diferente a la costarricense.

Se espera del lector que después de haber leído este manual pueda estar en capacidad de comportarse adecuadamente a la hora de negociar con un extranjero, ya sea en tierras costarricenses o fuera del país, que tenga el conocimiento del trato que se le debe dar a la persona con la que se está negociando, tomando en cuenta que son potenciales clientes para el productor costarricense.

De igual manera, esta es un guía práctica que puede serle útil a todo aquel funcionario público o personas del sector privado que requieran un mayor conocimiento en el ámbito de protocolo en las negociaciones. Es así como el SENASA por medio de la Unidad de Cooperación Internacional y Protocolo pone a disposición este documento a la comunidad en general, esperando que sea de utilidad a todo aquel que lo tenga en sus manos.

Pautas de protocolo para negociar con la República Popular China

A la hora de negociar con la República Popular China es importante estar consientes de que existen ciertas diferencias culturales que no debemos dejar pasar. Estando abiertos a una nueva perspectiva y a un estilo diferente para hacer negocios al occidental al que estamos acostumbrados comenzaremos con el pie derecho.

Debe ser muy puntual para empezar con buen pie sus relaciones en China. Como siempre en estos casos, lo mejor es llegar con una cierta antelación, siempre es mejor llegar un poco antes que un poco después, dejando de lado la costumbre costarricense de iniciar los eventos más tarde de la hora asignada.

Es importante dar un detalle como una señal de amistad, esto hará que las negociaciones inicien de muy buena manera. No se trata de llegar con una caja de vinos y regalarle una botella igual a todos, sino que se debe respetar la diferencia de jerarquía. El regalo para el jefe debe ser distinto del que se le da al empleado, porque las jerarquías en China deben respetarse.

Hay que tener cuidado con el objeto que se regala y lo que este represente en la cultura oriental. Por ejemplo, nunca hay que regalar un reloj, porque es como desear la muerte, igual que cualquier cosa que tenga el número cuatro.

Los regalos envueltos en papel blanco no son nada propicios. Por el contrario, los colores como el rojo o el amarillo transmiten un mensaje más positivo.

A diferencia de lo que ocurre en nuestra cultura, en China las mujeres no se benefician de tantas normas de cordialidad. Si una mujer espera que le den una preferencia para entrar a un ascensor se va a quedar abajo, porque nadie se va a detener para dejarla pasar.

Por esto, al llegar a una reunión no se debe saludar primero a la mujer que esté en el grupo, salvo que ella sea la jefa, ya que siempre se respeta más el cargo que el género. Mucho menos hay que llegar y saludar con un beso a una mujer, sólo se le da la mano con mucho respeto, tal como se hace con un hombre.

Una de las cosas más importantes que se deben resaltar es el ritual de entregar una tarjeta de presentación ya que este no es tan trivial como en occidente, en China debe seguir un cierto protocolo.

Se debe entregar y recibir la tarjeta con las dos manos y nunca guardarla apenas se la entregan, de lo contrario se debe leer y mostrar interés en la tarjeta, si no se sigue este protocolo, será considerado como una falta de respeto.

Los chinos acostumbran a hacer preguntas personales para conocer la persona con la que están negociando, estas preguntas deben ser respondidas sin alguna reacción de incomodidad, con buen humor y sin darles mucha importancia, si la pregunta que se le ha realizado le incomoda, puede responder de una manera muy generalizada y corta, esto no representa problemas.

En cuanto al lado de los chinos, no es recomendable que usted realice las mismas preguntas personales ya que ellos no suelen hablar de sus intimidades o detalles personales. Una manera de hacer una pregunta cortés que muestre interés es hacer alusión a algo que les afecte directamente como su familia, o el clima, jamás sobre política.

No hablar de política y evitar temas sociales o de historia que son incómodos para los chinos, como la ocupación del Tíbet, la independencia de Taiwán y mucho menos la represión de la plaza de Tian´anmen de 1989.

No dirigirse al intérprete durante las conversaciones. Siempre mirar a la persona con la que se esté negociando, incluso cuando hable un subalterno o una tercera parte. 

Antes de ir a una negociación, es muy importante hacer una pequeña investigación sobre la cultura china e incluso aprender algunas palabras en ese idioma, algo que, causa muy buena impresión en los empresarios chinos.

Los colores de la ropa y la presentación que se muestre son muy importantes a la hora de hacer negocios con chinos.

Pautas de protocolo para negociar con los Estados Unidos de América

Primeramente es necesario resaltar que la puntualidad para los estadounidenses es muy importante, por ello, se debe acudir a las reuniones con ellos a la hora pautada o antes. Estas reuniones deben ser programadas con mucha antelación.

El trato que se debe utilizar es Miss. o Mr. Seguido por el apellido correspondiente, normalmente los norteamericanos prefieren ser tratados por su nombre, sin embargo se debe esperar a que ellos indiquen que podemos hacerlo y hasta ese momento se les podrá llamar como ellos lo indiquen.

A la hora de realizar nuestra presentación podemos dar nuestra tarjeta, no por ello se debe esperar que ellos nos den una de vuelta, puede que lo hagan en una próxima reunión o un próximo encuentro.

Los estadounidenses son buenos negociadores, por ello es importante llevarles el ritmo. Las reuniones con este país suelen ser rápidas, prefieren que haya una propuesta dada y negociar sobre ella y sus principales planteamientos, es por eso que se debe ir preparado y saber a lo que se irá. Los estadounidenses no cambian de parecer luego de dar una respuesta negativa, suelen ser muy rígidos con sus decisiones.

Es importante resaltar que la mayor parte de la vida en Estados Unidos gira en torno al trabajo, por esta razón el tiempo es considerado en dólares, no es de su agrado que les hagan perder el tiempo.

Para cualquiera de las reuniones con este país se debe vestir de traje, ya que en este sentido suelen ser muy formales. Es importante resaltar que la primera imagen es la que cuenta.

Pautas de protocolo para negociar con Canadá

Si bien es cierto Canadá y Estados Unidos son países que se encuentran muy cercanos y ambos pertenecen a América del Norte, no se debe confundir la cultura de ambos ni las formas de negociación. Así mismo tampoco les gusta ser confundidos con sus vecinos estadounidenses.

Primeramente es necesario resaltar que Canadá es un país bilingüe y en todo el país es hablado de igual manera el inglés y el francés, sin embargo para efectos de negociaciones es prioritario el uso del inglés.

El saludo habitual con los canadienses es el apretón de manos, sin reverencias. Los hombres deben esperar a que las mujeres tiendan la mano primero. Por el tipo de situación y ser una mesa de negociaciones es más común usar expresiones como “How are you?” o “Pleased to meet you”, que las utilizadas en tonos más informales como el “hi” y el “Hello”.

Al presentar a las personas se les debe decir Mr o Miss seguido por su apellido. A las mujeres que no se les conozca su estado civil se les debe decir Miss. En las negociaciones es más común utilizar el apellido de la persona.

El contacto visual transmite interés y sinceridad, está muy bien aceptado pero debe ser con moderación. Cuando las conversaciones son de pie se debe mantener una distancia mínima de un metro y medio aproximadamente entre una persona y otra.

Los canadienses tienen un trato informal pero riguroso y muy profesional a la hora de cumplir compromisos. En semejanza a los estadounidenses, los canadienses son prácticos y directos, por lo que en negociaciones prefieren ir directo al grano. Esto implica que se debe presentar sin rodeos una propuesta inicial ya que prefieren la elación directa sin rodeos ni pérdidas de tiempo.

Las tarjetas de presentación deben ser entregadas al inicio de la reunión y se deben dejar a la vista encima de la mesa de negociación para que puedan ser consultadas en caso de ser necesario.

Los canadienses aprecian las personas tranquilas y tolerantes, no es aceptable un comportamiento arrogante con ellos, sin embargo, usted debe estar consciente y saber reflejar sus capacidades y su conocimiento.

En las negociaciones con canadienses no hay ningún problema de que una persona sea sustituida con otra.

Como en muchos otros países, en Canadá la puntualidad es imprescindible y se considera una virtud muy importante. Los retrasos de más de 15 minutos sin justificación están muy mal vistos.

Se deben evitar temas como la soberanía de Québec y no se deben hacer comparaciones con los Estados Unidos.

Es importante recordar que los canadienses siguen utilizando el sistema de medidas británico (pulgadas, pies, etc) y no el de medidas métricas estándares como normalmente se acostumbra.

Entre los intereses de los canadienses se encuentran los viajes, conocer otras culturas, historia y gastronomía.

La forma de vestir de los canadienses es conservadora, valoran más los conjuntos clásicos y sobrios que las nuevas modas.

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